Автор: Мария Подхватилина, руководитель отдела маркетинга
ООО «Институт типовых решений – Производство» (ИТРП)

Внедрение системы автоматизированного управления производством (АСУП) уже многие годы считается «золотым стандартом» в вопросах организации эффективного управления деятельностью производственных предприятий. Руководители заводов уверенно ставят задачу по внедрению АСУП, ожидая от нее немедленной помощи в вопросах планирования производственной деятельности, управления ресурсами и контроля всех бизнес-процессов предприятия. При этом многие забывают о целом пласте подводных камней, с которыми приходится столкнуться в процессе внедрения системы и запуска ее в промышленную эксплуатацию.

Составляя план внедрения АСУП необходимо помнить, что получившаяся в итоге кропотливой работы система, создавалась именно в помощь руководителям. Чтобы те, в свою очередь, на основе реальных и четких показателей принимали оперативные управленческие решения, ведущие в итоге к снижению издержек и общему увеличению эффективности производства. Понимая это, не стоит забывать о том, что внедрение АСУП может привести к росту объема операционной работы у рядовых сотрудников, вынужденных отражать все промежуточные итоги своей деятельности в системе. Соответственно увеличится и прозрачность их работы, что может вызвать определенное (и вполне объяснимое) недовольство со стороны персонала.
Раньше, до внедрения АСУП, все отчеты сотрудника об объеме и качестве работы носили весьма субъективный характер, и начальство было вынуждено принимать их на веру. Однако постоянное внесение мельчайших промежуточных данных в систему придает деятельности сотрудника практически полную прозрачность, минимизируя возможность скрытия или искажения фактов.
Подобное сопротивление со стороны рядовых сотрудников при внедрении системы обычно носит всеобъемлющий масштаб, и уже заработало себе славу классического «бунта на корабле». Поэтому первая и крайне важная задача любого руководителя – подавить бунт «матросов» во благо процветания компании.

Не менее важной задачей является составление грамотного технического задания для настройки системы. В первую очередь в данном случае важно понимать особенности выбранного программного продукта и возможности его подстройки под требования бизнес-процессов предприятия. Крайне важно при внедрении таким образом использовать функциональность ПО, чтобы по максимуму избежать повторного ввода информации. Часто в системе требуется ввод лишней информации лишь потому, что в программе она помечена как обязательная. Все эти нюансы следует учесть при составлении технического задания, и заложить в него создание необходимых интерфейсов, которые устраняли бы ненужный ввод данных. Ведь терминал не запрашивает у вас паспортные данные при оплате мобильного телефона, также и АСУП не должна запрашивать те данные, которые не являются необходимыми для конкретной выполняемой функции бизнес-процесса. В противном случае ситуация может сложиться весьма печально.

Перенесемся на некоторое время вперед. «Бунт» подавлен. Все пожелания учтены. Система внедрена и запущена в промышленную эксплуатацию. Рядовые сотрудники вносят все данные, соблюдают регламенты и выполняют прочие (многочисленные) требования системы. Благодаря АСУП руководство видит наглядную картину, которая имеется на предприятии, получает все возможные отчеты. Казалось бы, цели внедрения достигнуты.
Однако через какое-то время руководство стало замечать, что КПД Клары Михайловны со склада планомерно уменьшается. Почему? Ведь система должна способствовать его увеличению. Начали разбираться. В итоге картина сложилась следующая: пока АСУП не было, и Клара Михайловна вела складской учет «кустарным» способом, ее КПД был высок, потому что она вносила в бумажки только ту информацию, которая реально была нужна на ее участке. Ни больше, ни меньше. А после внедрения АСУП она вынуждена вводить все данные, которые запрашивает система: начиная от девичьей фамилии ее матери, заканчивая курсом валюты на соответствующее число. В итоге несчастная кладовщица тратит все свое рабочее время на обслуживание системы, а не работу со складом.

Получается, что все вышло наоборот, и вместо повышения эффективности деятельности система ее снизила! Здесь важно понимать, что АСУП внедряется не для того, чтобы люди работали на нее, а для того, чтобы она работала на людей.

Поэтому всегда необходимо сопоставлять требуемые системой данные для ввода и необходимые и достаточные данные для конкретного бизнес-процесса. Важно соотносить решение, принятое на проекте по созданию АСУП, с целями, которые данным проектом преследуются. И путь к достижению этих целей должен быть максимально коротким, чтобы не загружать АСУП и не усложнять чрезмерно работу сотрудников. В таком случае, руководство получит эффективный инструментарий контроля и планирования, а персонал будет подотчетен, но при этом сможет заниматься своими непосредственными задачами.

Автор: Мария Подхватилина, руководитель отдела маркетинга
ООО «Институт типовых решений – Производство» (ИТРП).

Практически любой, кто хотя бы поверхностно знаком с программным продуктом «1С: Управление производственным предприятием» («1С: УПП») знает, что эта система является сложным комплексным решением для автоматизации большинства бизнес-процессов производственных и торговых компаний. С ее помощью автоматизировано множество предприятий, чьи отзывы о работе системы можно найти на соответствующих ресурсах фирмы «1С» и ее партнеров.

Однако, зачастую существуют нетиповые особенности бизнес-процессов конкретного предприятия, которые могут «не вписаться» в базовые функции «1С: УПП». При этом заказчику тяжело заранее определить, по одному лишь описанию программного продукта, в каком именно месте потребуются доработки системы, насколько трудоемкими они будут, и какие ресурсы под это выделять.

Учитывая описанные выше факторы, мы рекомендуем до начала проекта комплексного внедрения выполнить тестовый пример по основным подсистемам. Такой подход поможет решить сразу несколько задач.

1. Тестовый пример поможет увидеть, какие из бизнес-процессов идеально «ложатся» на типовые функции системы, а где программный продукт нужно будет настраивать. Такая наглядность поможет составить реальный и исполнимый план основных работ по внедрению типового решения. И оценив утвержденный бюджет проекта, руководство предприятия всегда сможет определить, насколько компания укладывается в этот бюджет. Объективная оценка до начала проекта позволит довести проект до конца, и не потратить лишние деньги.
Например, по результатам тестового прогона системы можно отсеять некоторые трудоемкие настройки (не критично важные для бизнеса) для сокращения стоимости проекта. А те бизнес-процессы, которые укладываются в типовые функции, можно автоматизировать быстро и без особых финансовых затрат, с них лучше и начать проект.

2. Также при реализации тестового примера можно оценить знания и навыки подрядчика. Если заказать тестовый пример на «1С: УПП» разным специалистам, то заказчик в каждом случае, скорее всего, увидит решение поставленной задачи, хотя пути к этому решению будут у всех разные. Задача руководства предприятия, решившего создавать автоматизированную систему управления предприятием, — выбрать того подрядчика, тестовый пример которого использует типовой продукт оптимальным образом.

Существуют и другие плюсы тестового примера, особенно для небольших компаний, которые не могут себе позволить нанять подрядчика на работы по созданию АСУП и собираются выполнять проект автоматизации сами. Тестовый пример, сделанный по ключевым бизнес-процессам, может лечь в основу функционального моделирования. Имея «скелет» будущей системы, сделанный специалистами, можно самостоятельно заниматься планомерным наращиванием «мускулатуры» системы.

Для тех предприятий, которые понимают ценность тестового примера и планируют его реализовать до начала проекта эксперты «Института типовых решений – Производство» предлагают заказать тестовый пример бесплатно при покупке программных продуктов на платформе «1С: УПП» в сентябре-октябре 2012 года.

Авторы: Николай Лисин, заместитель директора
Мария Подхватилина, руководитель отдела маркетинга
ООО «Институт типовых решений – Производство» (ИТРП).

Среди руководителей производственных предприятий бытует очень распространенное мнение о том, что после сдачи исполнителем работающей автоматизированной системы управления (АСУП), заказчику не придется прилагать никаких усилий для ее поддержания. Нужно будет лишь время от времени подгружать новые релизы.

Это мнение столь же абсурдно, как убежденность родителей в том, что после рождения ребенок вырастет сам по себе, без их непосредственного участия. Смешно, конечно… Но так ли сильно этот абстрактный пример отличается от истинного положения дел при создании АСУП?

Представьте себе ситуацию: на предприятии завершились работы по созданию АСУП. Потрачена N-ная сумма денег. Дирекция компании приняла все работы. Система работает идеально. Все довольны. Обучен персонал: и технолог дед Петя, и бухгалтер тетя Галя. Казалось бы, никаких проблем.
Проходит месяц, второй. Дед Петя то ли от плохого зрения, то ли от переработок и усталости периодически допускает ошибки. Небольшие, мелкие ошибки — то в номенклатуре наименование неправильно напишет, то количество неправильно внесет. Тетя Галя тоже «не дремлет» и тихо вносит свою лепту. Проходит еще месяц или два. Ошибки растут, как сорняки на грядке. А садовника нанять Дирекция предприятия не посчитала нужным.
В один прекрасный день система дает сбой. Директор Иван Иванович тут же звонит с претензиями исполнителю. Начинаются «разборки» похуже тех, что творились в «лихие» 90-е. Заказчик злится, возмущается недосмотрами исполнителя, тем, что программа «косячная», ничего не работает, требует что-то делать, исправлять ситуацию. Специалисты исполнителя открещиваются от этих проблем, требуя от заказчика сначала разобраться в корректности собственных данных и качестве работы персонала. На пороге — третья мировая!

Можно ли было избежать этой ситуации?
Ответ однозначный – да, можно!

Рассмотрим ошибки сторон в рассматриваемой ситуации:
1. Заказчик не назначил ответственного за поддержание порядка в системе человека, который не просто подгружает обновления, но и «чистит» систему от ошибок пользователей при вводе данных. Ответственный должен предпринимать упреждающие меры, «затыкать» дыры в бизнес-процессах, через которые ошибки в принципе могут появиться и повториться.
2. Исполнитель не объяснил заказчику важность деятельности «садовника в огороде». Если бы эта мысль была донесена до дирекции предприятия, тогда проблем можно было бы избежать.
3. Вместо разжигания конфликта необходимо сесть и спокойно разобраться в ситуации. Всегда можно провести анализ базы данных и провести работу по «прополке сорняков». Работа это кропотливая и может быть трудозатратной, но она должна быть проведена в любом случае, если ранее контролю данных никто не уделял внимания.

Внедрение АСУП напоминает создание красивого сада. Автоматизаторы, как ландшафтные дизайнеры, сдают заказчику ухоженный участок. При этом с течением времени на участке действует закон возрастания хаоса – повсюду прорастают сорняки, кроты роют ямы, термиты грызут деревья. Если за участком не ухаживать, то через 3 года там будут джунгли.
С сорняками и вредителями надо постоянно бороться, заботливо поддерживая чистоту и целостность участка. Только в этом случае можно сохранить первозданный порядок созданного когда-то сада.
Такой подход полностью справедлив и для АСУП промышленных предприятий!